Dragi budući korisnici, prvenstveno Vam želimo zahvaliti na interesu za Vaš ured d.o.o. Želja nam je da Vam svaki mjesec Vašeg poslovanja olakšamo što je više moguće i nadamo se da ćete naći uslugu koja Vam može pomoći u svakodnevnom poslovanju. Naše su usluge sastavljene tako da obuhvaćaju što veći spektar poslova koje možemo preuzeti umjesto Vas ali uvijek smo otvoreni sugestijama sa Vaše strane kao i kritikama koje će pomoći obostranom zadovoljstvu. Ono što možete očekivati od nas je profesionalnost, brzinu, stručnost i maksimalnu angažiranost te sa punim povjerenjem odrađivanje poslova možete prepustiti našem stručnom timu. Prilikom osnivanja tvrtke kao i u početnoj komunikaciji sa našim klijentima uvijek se postavljalo pitanje...

• koordiniranje --> organiziranje i nadziranje određenih poslovnih aktivnosti
• prikupljanje i analiza podataka (npr.traženje najbolje ponude)
• izvještavanje - priprema i upravljanje korespodencijom, izvještajima i dokumentima
• praćenje troškova i budžeta
• vođenje projekata
• praćenje radnog vremena djelatnika
• poslovna komunikacija:
• telefonska in/out (odgovaranje na pozive npr.dobavljači, kupci, knjigovođa,prevoditelj....)
• dopisna (faks,pošta,mail)
• praćenje ulaznih / izlaznih računa i pošte
• evidencija locco vožnje
• praćenje naplate te slanje opomena po potrebi
• robne kalkulacije
• plaćanje računa putem FINA-e ili interneta
• vođenje raznih evidencija
• organiziranje putovanja, događanja, seminara, sastanaka, edukacija...
• slanje i zaprimanje pošte uz evidenciju
• organiziranje i održavanje baze podataka
• postavljanje i održavanje sustava arhiviranja
• pripremanje promo materijala
• posredovanje kod pripremanja prijevoda
• odlazak na FINA-u, banku, kod knjigovođe

A "ŠTO RADI TAJNICA?"

Tajnica osim  navedenih dodatno obavlja i slijedeće poslove:

• vođenje sastanaka i zapisnika sa istih te nakon izrade prosljeđivanje/distribuiranje ostalim učesnicima i drugim suradnicima (minutes of meeting)
• komunikacija sa suradnicima i klijentima
• organiziranje eventa
• delegiranje (dodjeljivanje konkretnog zadatka ili projekta drugoj osobi) te praćenje provedbe istog
• održavanje rasporeda i kalendara
• rješavanja iznenadnih situacija
• postavljanje prioriteta i kreiranje strategije aktivnosti usmjerene na prioritete i sustavno obavljanje zadataka
• preuzimanje poziva
  

Kao što možete primijetiti posao tajnice ne razlikuje se previše od poslova administratora ali mogli bismo zaključiti da je tajnica Vaša "desna ruka", osoba koju možete i pozvati na sastanak izvan ureda, osoba koja će Vam skuhati kavu, koja će Vam se javljati na telefon i brinuti o Vašem dnevnom rasporedu.